Instellen van Automatische Beantwoordingen

Als u op vakantie gaat en enige tijd niet in staat zult zijn uw e-mail te lezen, dan wilt u wellicht een vakantiebericht achterlaten dat automatisch wordt verzonden aan uw correspondenten wanneer zij e-mail sturen naar uw adres. Dit gebeurt met de voorziening voor automatische reacties, ook wel autoresponder of Automatische Beantwoording genoemd. Naast vakantiemeldingen kunnen organisaties Automatische Beantwoordingen gebruiken om klanten te informeren dat hun bestelling of hun verzoek om technische ondersteuning is ontvangen en binnenkort zal worden verwerkt. Automatische Beantwoordingen kunnen berichten bevatten die vooraf zijn geschreven in platte tekst of HTML-formaat en ze kunnen ook bestanden als bijlage bevatten.

Om een Automatische Beantwoording voor een postvak in te stellen:

  1. Ga naar Domeinen > domeinnaam > Mailaccounts > e-mailadres> Automatische Beantwoordingen.
  2. Als u geen bijlagen aan het automatische antwoord gaat toevoegen, ga dan door met stap 3. Om een bestand aan de Automatische Beantwoording toe te voegen:
    1. Klik op het icoon Bijlagen in de groep Hulpprogramma's.
    2. Klik Bladeren om het bestand op te zoeken en, eenmaal geselecteerd, klik op Verstuurd Bestand.

      Het bestand zal worden toegevoegd aan de opslag van bijlagen en u kunt dit bestand voortaan gebruiken voor een aantal verschillende Automatische Beantwoordingen.

    3. Wanneer u klaar bent, klikt u op Hoger Niveau en gaat u verder met de volgende stap.
  3. Klik op het icoon Nieuw Automatische Beantwoording Toevoegen in de groep Hulpprogramma's.
  4. Stel de Automatische Beantwoording in:
    1. Geef de Automatische Beantwoording een naam in het veld Naam van Automatische Beantwoording.

      Bijvoorbeeld: melding van afwezigheid.

    2. Als u wilt dat uw inkomende berichten worden doorgestuurd naar een ander e-mailadres terwijl u weg bent, geef dan een e-mailadres op in het veld Stuur bij een automatisch antwoord het originele bericht door naar de opgegeven e-mail.
    3. Als u wilt dat deze Automatische Beantwoording wordt verstuurd als antwoord op elk inkomend e-mailbericht, laat dan in de groep Voorwaarden de optie altijd beantwoorden geselecteerd. Als u alleen een automatisch antwoord wilt sturen naar e-mailberichten die specifieke woorden bevatten in de tekst van het bericht of in de onderwerpregel, selecteer dan de juiste optie en geef de juiste combinatie van woorden op in het invoerveld.
    4. De onderwerpregel van de inkomende e-mail wordt standaard ingevoegd in de Automatische Beantwoording. Om een aangepast onderwerp te gebruiken, geeft u deze op in het invoerveld voor het onderwerp bij Antwoord.
    5. Omdat u correspondenten wellicht niet door hebben dat het bericht dat zij van u ontvangen automatisch is verstuurd, is er een kans dat zij reageren op uw Automatische Beantwoording. Daarom moet u uw e-mailadres opgeven als het Antwoordadres; anders worden hun berichten gericht aan het adres van de Automatische Beantwoording.
    6. Geef het berichtformaat van de Automatische Beantwoording op (platte tekst of HTML) en de karakterset (UTF-8 wordt aanbevolen). Als u gebruik maakt van HTML-tags in uw Automatische Beantwoording, dan moet u de optie HTML selecteren.
    7. Voer uw bericht in het veld Beantwoord met tekst.
    8. Voeg desgewenst de nodige bijlage(n) toe. Om dit te doen klikt u op de knop Nieuwe Bijlage Toevoegen, selecteert u het juiste selectievakje voor het bestand dat u eerder hebt toegevoegd aan de opslag van bijlagen en klikt op OK. Om een toegevoegde bijlage van de Automatische Beantwoording te verwijderen, selecteert u het juiste selectievakje en klikt u op Verwijderen.
    9. Om het aantal automatische antwoorden per dag dat aan hetzelfde e-mailadres is gericht te beperken, geeft u het gewenste aantal op in het betreffende invoerveld onder Beperkingen.

      De standaardinstelling is om niet vaker dan tien keer per dag naar hetzelfde e-mailadres een antwoord te sturen.

    10. Om de belasting van de mailserver te verminderen, kunt u het aantal unieke adressen dat de Automatische Beantwoording moet onthouden beperken. Om dit te doen, geeft u het gewenste aantal op in het veld Maximaal opslaan.
  5. Klik OK.
  6. Klik op het icoon Inschakelen in de groep Hulpprogramma's.